چگونگی تبدیل سند دفترچه ای به تک‌برگی

سندهای دفترچه ای قدیمی امنیت پایینی دارند و می توان آنها را جعل نمود اما سند های تک‌برگی را نمی توان براحتی جعل نمود. سندهای تک‌برگی برخلاف سندهای دفترچه ای قدیمی هولوگرام مخصوص داشته و برای دست‌کاری در آن‌ها نیاز به مهارت‌های بالا و امکانات و افراد مجرب است که از عهده هرکسی ساخته نیست؛ صدور این اسناد که در اداره ثبت انجام می‌شود تماماً به‌صورت مکانیزه و الکترونیکی است و تمامی سند های دارای بکاپ دیجینال قوی روی تمام سرورهای ثبتی بوده که امکان جعل را تا حد صفر پایین می آورد و با توجه به پرینتی بودن آن و عدم دخالت دست در نوشتن محتویات سند تمام مشخصات ملک و مالک بطور  دقیق و خوانا در آن درج‌شده و خواندن و کنترل آن برای مردم راحت شده است و این برتری ، یکی از دلایلی است که جعل این اسناد را مشکل ساخته است و به همین خاطر است که تبدیل سند دفترچه ای به تک‌برگی یک اصل برای تمامی مالکین است .

تبدیل سند دفترچه ای به تک‌برگی

برتری های تبدیل سند دفترچه ای به سند تک‌برگی چیست؟

با توجه به اینکه قانون تک برگی شدن از سال 90 به بعد اجرا گردید لذا اگرشما قبل از این سال آخرین نقل و انتقال را انجام دادید برای نقل و انتقال بعدی نیازی به تک برگی نمودن ندارید در غیر اینصورت نقل و انتقال بعدی شما منوط به تک برگ شدن سند شماست . شمایی که قبل از سال 90 صاحب ‌ملک شده‌اید شاید از خودتان سوال کنید :” من که سند دفترچه ای دارم، دیگر چه نیازی به تبدیل سند دفترچه ای به سند تک‌برگی است؟” در اینجا باید به شما گفت  آنچه سند تک‌برگی را از سند دفترچه ای متمایز می‌کند حذف بیشتر عامل انسانی در مراحل صدور سند و امنیت و دقت بیشتر در صدور سندهای تک‌برگی است.

 ثبت کامل کامپیوتری و یکپارچه اطلاعات ملک و مالک و به‌روزرسانی اطلاعات در هر انتقال از ویژگی‌های دیگر سندهای تک‌برگی است.

در واقع مزیت سند های دفترچه ای به تک برگی داشتن سابقه ثبتی و نقل و انتقالات در سند بوده که این امر در سند های تک برگ در روی سیستم یکپارچه ثبت انجام می شود .

البته جدا از راحتی در تعویض اسناد در محل دفاتر اسناد رسمی و سرعت بالای صدور سند در نقل و انتقالات ، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های تبدیل سندهای دفترچه ای به تک‌برگی این است که در صورت وجود شریک یا شرکا در یک ملک به راحتی می توان سند مشاعی  مجزا برای هر مالک حتی در سعم بسیار کم صادر نمود .

 صرفه‌جویی در مصرف کاغذ نیز یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای صدور سندهای تک‌برگی است. در این طرح از هدر شدن کاغذ جلوگیری به‌عمل‌آمده است. اسناد مالکیت دفترچه ای صفحات زیادی داشت که خیلی از آنها استفاده نمی شد .هرچند این تعداد صفحات برای استفاده سال‌های طولانی بود ولی درهرحال باعث مصرف حجم زیاد کاغذ می‌شد. به‌ویژه کپی اسناد مالکیت مذکور که در مراجع مختلف لازم می شود حجم عظیم کاغذ را مصرف میکند ، همچنین اجبار مالکین به حفظ سند های دفترچه ای برای سالیان طولانی و انتقال ان به مالک بعدی موجب فرسوده شدن این اسناد و ازبین رفتن برخی اطلاعات مندرج در آنها در طی سالیان می شد که در سند های تک برگی این معضل از بین رفته است .

 سندهای تک‌برگی مثل سندهای دفترچه ای قدیمی به‌صورت دستی تهیه نمی‌شوند و روند چاپ آن‌ها کاملاً کامپیوتریو مکانیزه است. این‌یکی از بزرگ‌ترین برتری های سندهای جدید تک‌برگی است و تمامی اطلاعات مندرج در سند بصورت اتوماتیک از روی صورتمجلس تفکیکی که توسط یک کارشناس نقشه بردار خبره نقشه های تفکیکی تهیه می گردد ، برداشته می شود امکان ایراد در این اطلاعات با توجه به کاهش عوامل انسانی غیر متخصص کاهش  بسیاری یافته است .

در سند تک‌برگی مشکل بد خط بودن و یا ناخوانا بودن سند و نوشتن اصلاحات پی‌درپی پشت سند وجود ندارد و به‌راحتی می‌توان اطلاعات درون سند را دید.

سندهای تک‌برگی کروکی دقیق و اطلاعات جزئی‌تری نسبت به سندهای دفترچه ای قدیمی در خود دارند و به خاطر همین ویژگی به  این سند ها سند های کاداستری نیز می گویند  و با تکیه‌بر این اسناد نقشه محور دیگر مشکلاتی مثل ابهام در متراژ ملک و تعرض به زمین‌ها و املاک اتفاق نمی‌افتد.

 سندهای تک‌برگی به‌آسانی سندهای دفترچه ای ،جعل نمی‌شوند.

 هر سند برای یک نفر صادر می‌شود بنابراین مشکل فرسودگی سند و دست‌به‌دست گشتن آن‌هم حل می‌شود.

 اما در این سندها خبری از اطلاعات مربوط به نقل‌وانتقال ملک وجود ندارد و در نگاه اول، بدون مراجعه به اداره ثبت نمی‌توان چنین اطلاعاتی را در مورد ملک یا زمین موردنظر به دست آورد که بهتر است و با توجه به محرمانه بودن این اطلاعات جلوی جعل اسناد و پرونده سازی جهت تصاحب یک ملک گرفته شده است و برای داشتن گردش ثبتی یک ملک باید از دادگاه نامه ای به اداره ثبت اراثه کرد . از طرفی با وارد شدن این اطلاعات در سامانه اداره ثبت‌اسناد، دسترسی‌های اداره‌ای به اطلاعات این اسناد راحت‌تر شده است .

 حسن سند های دفترچه ای این بود که پس از انجام نقل و انتقال در دفتر اسناد رسمی مالک نیاز به مراجعه به ادارات ثبت نداشت اما در سند های تک برگ پس از انجام هر انتقال باید لاشه سند تک برگ همراه خلاصه معامله به اداره ثبت ارسال گردد که جهت کاستن از سفرهای درون‌شهری به خاطر عدم مراجعه مردم به ادارات ثبت جهت تعویض اسناد خوداین امر توسط پست و از محل دفتراسناد رسمی صورت می پذیرد که این مشکل در نظر اول را به یک برتری تبدیل نموده است .

درواقع اسناد تک‌برگی طوری برنامه‌ریزی‌شده است که در نقل و انتقالات، این عمل در همان جلسه‌ای که طرفین معامله در دفاتر اسناد رسمی اقدام به معامله می‌کنند صورت می‌گیرد و پس از تهیه و امضای فرم‌ها، مابقی امور توسط دفاتر اسناد پیگیری می‌شود و نیاز به مراجعه خریداران به ادارات ثبت ندارند. این برنامه‌ریزی باعث تقلیل سفرهای درون‌شهری مردم شده، به‌علاوه از تراکم حضور مردم در ادارات ثبت سرتاسر کشور کاسته شده و جریان امور در ادارات ثبت روان‌تر می‌شود.

 چه کسانی به اجبار می بایست  تبدیل سند دفترچه ای به تک برگی را انجام دهند ؟

اگر معامله ملک مذکور بعد از سال 90 انجام‌شده است، برای هرگونه نقل‌وانتقال نیاز به تک‌برگی کردن سندتان دارید در غیر این صورت به‌راحتی ملک خود را منتقل کنید. حتی اگر ملکی را با سند تک‌برگی می‌خرید لزومی به تعویض سند ندارید مادامی‌که قصد انتقال آن را داشته باشید. بنابراین به‌منظور پیشگیری از اتلاف وقت در زمان فروش، بهتر است در همان جلسه که سند به نامتان می‌شود تقاضای تعویض سند را به دفترخانه بدهید.

در اسناد تک‌برگی حتی اگر شما یک‌دهم سهم از یک ملک را داشته باشید ،برای شما یک سند تک‌برگی یک‌دهم سهمی صادر می‌شود. این موضوع در سندهای دفترچه ای دفترچه‌ای به‌سختی انجام می‌شد و می‌بایست با درخواست رسمی مالکین ملک مشاعی صورت می‌گرفت.

مراحل تبدیل سند دفترچه ای قدیمی به سند تک‌برگی

 پس از ذکر موارد برتری سند تک برگی اگر شما صاحب یک ملک قدیمی هستید و یک سند دفترچه ای قدیمی دارید و قصد دارید با توجه به مزایای سندهای تک‌برگی نسبت به تبدیل سند دفترچه ای اقدام نمایید و سند جدید بگیرید یا اینکه به‌تازگی یک ملک جدید خریده‌اید و باید سندتان را بانام و تاریخ جدید ثبت کنید. در وضعیت اول نیازی به حضور در دفاتر ثبت نیست و مستقیم به اداره ثبت املاک می‌روید ولی در وضعیت دوم ابتدا باید به یکی از دفاتر ثبت‌اسناد مراجعه کنید. در زمان معامله یک ملک یا زمین با هر نوع کاربری‌ای که داشته باشد نخستین قدم بعد از توافق‌های اولیه مراجعه به یک دفتر ثبت‌اسناد رسمی است تا معامله انجام‌شده در این دفتر ثبت شود. بدیهی است خریدار و فروشنده باید هر دو در دفتر ثبت حضورداشته باشند و مدارک هویتی خود را بیاورند. درصورتی‌که مالک یک ملک اشخاص حقوقی باشند شماره ثبت حقوقی آن و روزنامه رسمی ثبت شرکت و آخرین تغییرات و سایر مدارک برای انتقال سند موردنیاز است.

 دفاتر ثبت‌اسناد رسمی پیش از اینکه برای انتقال سند اقدام کنند، فهرستی از استعلام‌ها را از فروشنده یا همان صاحب فعلی سند دریافت می‌کنند. اولین استعلام استعلام ثبتی مربوط به سند است. این استعلام توسط خود اداره‌ ثبت و به‌صورت کامپیوتری و داخل سیستمی انجام می‌شود. برای استناد به جواب این استعلام 7 روز زمان موردنیاز است. این استعلام برای این است که دفتر ثبت‌اسناد رسمی دریابد که آیا ملک یا زمین موردنظر پیش‌ازاین به شخص دیگری فروخته نشده است و اینکه آیا این سند اصطلاحاً در رهن یا بند نیست و آزاد است یا خیر؟ بدیهی است سندهایی که در رهن بانک و یا زندان و… باشند تا پیش از آزاد نکردن آن قابل‌انتقال نیستند. مسلماً در این شرایط سند جدیدی هم برایشان صادر نمی‌شود و باید ابتدا این موانع برطرف شود.

هرگاه قصد واگذاری ملک یا زمینی را به شخص دیگری دارید، لازم است از قبل بدهی‌های خود را به شهرداری تسویه کرده باشید. برای اثبات این تسویه‌حساب‌ها، ارائه گواهی پایان کار شهرداری و همچنین فیش پرداخت عوارض شهرداری ملک تا سال جاری و یا مفاصاحساب شهرداری لازم است. این گواهی نشان می‌دهد که خانه یا ملک موردنظر عوارض و مالیات خود را پرداخت کرده و سند آن مشکلی ندارد. ارائه نامه از سازمان نوسازی و تعیین تکلیف کاربری ملک که آیا تجاری است یا مسکونی یا اداری و… نیز لازم است. باید نامه سازمان تأمین اجتماعی برای ملک‌های تجاری و صنعتی علاوه بر دو گواهی فوق مبنی بر تسویه‌حساب با این سازمان را هم هنگام خریدوفروش صادرشده باشد.

 وقتی‌که دو طرف بر سر خریدوفروش ملک یا زمین موردنظر به توافق رسیده‌اند و گواهی‌ها و نامه‌های تسویه‌حساب هم آماده‌شده است، مدارک لازم ارائه‌شده و همه‌‌چیز برای انتقال مالکیت فراهم است. نقل‌وانتقال سندهای دفترچه ای در داخل خود دفترچه نوشته می‌شوند اما سندهای تک‌برگی این‌گونه نیستند. به‌هرحال نقل‌وانتقال انجام‌شده پس از تعیین موعد مقرر در داخل سند دفترچه‌ای وارد می‌شوند. دفتر ثبت‌اسناد به‌صورت مکانیزه خلاصه‌ای از نقل‌وانتقال انجام‌شده را به اداره ثبت ناحیه موردنظر ارسال می‌کند. حالا باید با سند قدیمی راهی اداره‌های ثبت شوید تا بتوانید سند جدید بگیرید. کسانی که خریدوفروش نکرده‌اند و سند قدیمی دارند، از این مرحله به بعد برای دریافت سند جدید باید همراه شوند.

در این مرحله برای دریافت سند تک‌برگی مخصوص به ملک یا زمین موردنظر درخواست خود را به اداره ثبت ناحیه مربوطه ارائه دهید. باید فرم درخواست صدور سند تک‌برگی را پرکنید. در صحت ثبت اطلاعات دقت کنید چراکه یکی از منابع پر کردن سند استفاده از همین فرم است. اگر قصد فروش ملک یا زمین را نداشته و تنها برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی اقدام کرده‌اید این نخستین گام شما محسوب می‌شود. تسویه‌حساب‌های شهرداری و استعلام سند هم پس از ارائه درخواست در اداره ثبت موردنظر پیگیری می‌شود.

 باید اصل سند مالكیت قبلی ملک‌ یا زمین چه برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی چه برای نقل‌وانتقال سند مالكیت به اداره ثبت ارائه شود، در غیر این صورت سند جدید به شما تعلق نمی‌گیرد. اگر سند دفترچه ای شما مفقود، یا به دلایل مختلف غیرقابل استفاده‌شده باشد باید قبل از اقدام برای تک‌برگی كردن سند، برای دریافت سند المثنی اقدام كنید.

 در سندهای تک‌برگی اطلاعات مربوط به نقل‌وانتقال سند ثبت نمی‌شود و تنها مشخصاتی كه در سندهای تک‌برگی نوشته می‌شود مشخصات مالک‌ آن است. البته در این سند مختصر جایی هم برای رهن و سرقفلی ملک‌ در نظر گرفته‌شده است.

 

نکات مهمی که باید برای تعویض سند دفترچه ای به سند تک‌برگی موردتوجه قرار گیرند.

حتماً پیش از اولین قدم برای تبدیل سند دفترچه ای به تک‌برگی از مدارک هویتی خود و طرف دیگر معامله و قبض تلفن ثابت مربوط به ملک کپی تهیه کنید.

 قبض تلفن یکی از مدارک بسیار مهم است که فقدان آن کار شمارا یک روز به عقب میندازد. نشانی دقیق ملک و کد پستی آن اطلاعاتی است که صحت و سند آن منوط به وجود قبض تلفن ثابت ملک موردنظر مشخص می‌کند.

 کروکی ملک یا زمین را هم به‌خوبی به خاطر داشته باشید. مالک فعلی ملک و خریدار در زمان دریافت سند تک‌برگی و همچنین زمان انتقال سند باید حضورداشته باشند، در غیر این صورت شخص ثالثی با داشتن وکالت‌نامه قانونی می‌تواند به‌جای یکی از دو طرف حضورداشته باشد.

مسئولیت ارسال سند تک‌برگی آماده‌شده به عهده اداره پست است و سند تک‌برگی آماده‌شده را به دست مالک می‌رساند که محل شروع  این کار از دفتر اسناد رسمی است . حالا که تمام مراحل تبدیل سند دفترچه ای به سند تک‌برگی را طی نمودید، سند شما به‌زودی توسط اداره پست به دستتان خواهد رسید. اما بهتر است بدانید برای تبدیل سندهای دفترچه‌ای به سندهای تک‌برگی حدوداً 50روز زمان موردنیاز است و اگر ملک شما پیش‌ازاین سند تک‌برگی داشته و حالا فقط نیاز به ثبت تغییر نام مالک دارد حدوداً 20روز زمان نیاز است. سند شما از طریق مأمور پست به در خانه و به آدرسی که در اداره ثبت به متصدی پست داده‌اید ارسال می‌شود.

سند تنها به مالک آن تحویل داده می‌شود مگر اینکه در زمان پر کردن فرم مربوط به اداره پست، شخص دیگری را مأمور دریافت آن کرده و آن را در فرم خود معرفی کرده باشید. اگر مأمور اداره پست نتواند آدرسی را که باید سند را به آن تحویل دهد پیدا کند، و یا در دوبار مراجعه پستچی در محل جهت تحویل گرفتن سند نباشید پاکت حاوی سند به اداره ثبت ارجاع داده می‌شود و مالک باید برای دریافت آن به اداره ثبت مراجعه کند.

 هزینه‌های مختلفی برای دریافت سند تک برگی پیش روی شماست. اگر از هزینه دریافت پایان کار و تسویه با بیمه تأمین اجتماعی صرف‌نظر کنیم، برای استعلام سند باید مبلغ 50هزار تومان به دفتر ثبت بپردازید. هزینه پست بسته به محل موردنظر دریافت می‌شود. اگر سند شما قبلاً در اداره ثبت‌اسناد به ثبت نرسیده باشد باید مبلغی بابت ثبت این سند به اداره ثبت‌اسناد پرداخت کنید. این مبلغ عدد ثابتی نیست و محاسبه آن از طریق سیستم اداره ثبت انجام می‌شود. برای تبدیل سند دفترچه ای قدیمی به جدید باید حدوداً 150هزار تومان و برای انتقال سند و گرفتن سندی جدید بانام خودتان باید حدود مبلغ 100هزار تومان هزینه کنید.

 اینکه برای تبدیل سند دفترچه ای به سند تک برگی چه مدارکی باید همراهمان ببریم، مهم‌ترین موردی است که در تسهیل و تسریع روند صدور سند تک برگی به شما کمک خواهد کرد. پس مدارک زیر را با دقت آماده کنید:

  1. اصل و کپی مدارک هویتی خریدار و فروشنده ملک یا مالک جدید و مالک قبلی آن نخستین سند موردنیاز برای دریافت سندهای تک‌برگی است.
  2. ارائه پایان کار شهرداری
  3. استعلام سند
  4. تسویه‌حساب با بیمه تأمین اجتماعی برای املاکی که کاربری صنعتی و تجاری دارند.

ديگر مدارک موردنیاز است. قبض تلفن ثابت ملک را فراموش نكنيد. كروكی دقيق ملک ديگر مدرک موردنیاز است. اصل سند قبلی ملک بايد هنگام ارائه درخواست به اداره ثبت ارائه‌شده باشد. اگر وكيل قانونی مراحل تعويض سند و يا واگذاری آن را دنبال مي‌كند در تمام مراجعه‌ها ارائه وکالت‌نامه از سوی او ضروری است. فرم تقاضای دريافت سند و فرم مربوط به اداره پست ازجمله فرم‌هايی هستند كه بايد در روند اين كار تكميل شوند. پرداخت هزينه‌های لازم در خود اداره‌های ثبت از طريق دستگاه کارت‌خوان امكان‌پذير است. به فيش پرداخت اين هزينه‌ها هم نياز داريد.

علیرغم اینکه هزینه‌های تعویض سند در هر مرحله انتقال شاید اندکی غیرضروری به نظر برسد اما این کار دو حسن دارد:پایش و به‌روزرسانی وضعیت ملک در سازمان ثبت و اطمینان و تأکید مجدد بر سلامت ملک. جلوگیری از فرسوده‌شدن اسناد به دلیل تعدد نقل‌وانتقال.

پس بصورت خلاصه آنچه به‌عنوان امتیاز برای تبدیل سند دفترچه ای به سند تک‌برگی یادآوری می‌کنیم این است که در سندهای دفترچه‌ای قدیمی اطلاعات شناسنامه‌ای تمامی مالکین در یک ستون و با سختی درج می‌شد.البته اگر از بدخطی برخی نگارنده‌ها در دفاتر ثبت‌اسناد رسمی صرف‌نظر کنیم. علاوه بر این به دلیل اینکه تنها یک سند واحد موجود بود باید بین شرکا  توافق و تعامل صورت می‌گرفت که سند در دست چه کسی باشد حال اینکه در اسناد تک‌برگی حتی اگر شما یک‌دهم دانگ از یک ملک را داشته باشید برای شما یک سند تک‌برگی یک‌دهم دانگی صادر می‌شود.  موضوعی که در اسناد دفترچه‌ای به‌سختی انجام می‌شد و می‌بایست با درخواست رسمی مالکین ملک مشاعی صورت می‌پذیرفت.

 

گروه کارشناسان رسمی نقشه برداری تفکیک  آپارتمانها و امور ثبتی سعید بهارلو ۰۹۱۲۲۰۵۹۲۶۵.

جهت دیدن لیست قیمت بر روی این لینک کلیک نمایید.

جهت دیدن دیگر مطالب بر روی لینک صفحه نخست در سمت چپ کلیک نمایید.